Daten­schutz­erklärung

1. Verantwortlichkeit und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website und bei der Nutzung unserer digitalen Angebote: Gäste-App, Chatbot, Website Content Widgets und Staymate Manager.

Für unsere Website und unsere eigenen Geschäftsbeziehungen ist verantwortlich:

Weitere Unternehmensangaben finden Sie im Impressum.

Wenn Sie unsere Angebote über ein Hotel, eine Unterkunft oder einen anderen Betrieb nutzen, ist dieser grundsätzlich für die Verarbeitung Ihrer Daten zur Betreuung Ihres Aufenthalts und zur Bearbeitung Ihrer Anliegen verantwortlich. Staymate stellt die technische Lösung bereit und verarbeitet diese Daten im Auftrag des Betriebs. Ergänzend gelten dessen Datenschutzhinweise. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Betrieb ab.

2. Welche Daten verarbeitet werden

Je nach Nutzung verarbeiten wir technische Verbindungs- und Geräteinformationen, Kontaktangaben, Nachrichten und Gesprächsverläufe, Buchungs- und Aufenthaltsinformationen, Formulareingaben sowie Einstellungen und Nutzungsdaten. Bei entsprechenden Funktionen können Bestellungen, Transaktionsreferenzen, Check-In-Angaben und Unterschriften hinzukommen.

Wir erhalten die Daten von Ihnen oder, bei angebundenen Gästeservices, vom jeweiligen Betrieb und dessen Buchungs- oder Verwaltungssystemen. Freiwillige Angaben sind keine Voraussetzung für davon unabhängige Funktionen. Ohne Angaben, die für eine konkrete Anfrage oder Leistung erforderlich sind, kann diese gegebenenfalls nicht bearbeitet werden.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Vertragsbezogene Anfragen und Leistungen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Allgemeine Geschäftsanfragen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen und Pflege von Geschäftskontakten.
• Technische Bereitstellung, Sicherheit und Fehlerbehebung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Angebot.
• Newsletter und gesondertes Newslettertracking, einwilligungsabhängige Analyse, Werbung und externe Inhalte: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Cookie-freie Nutzungsanalyse in der Gäste-App: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse an der Auswertung und Verbesserung der Bedienbarkeit, wie in Abschnitt 10 beschrieben.
• Gesetzliche Verpflichtungen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Bei Verarbeitungen im Auftrag eines Betriebs bestimmt dieser die maßgeblichen Zwecke und Rechtsgrundlagen. Für die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät und den Zugriff darauf gilt zusätzlich § 165 Abs. 3 TKG 2021. Nicht unbedingt erforderliche Speicher- und Zugriffstechnologien setzen wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung ein.

4. Website, Kontakt und Termine

Beim Aufruf unserer Website werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browserinformationen verarbeitet, um die Inhalte bereitzustellen und technische Störungen oder Missbrauch zu erkennen.

Wenn Sie uns kontaktieren, verwenden wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Für Websiteformulare nutzen wir Netlify Forms. Zur Buchung von Präsentations- und Beratungsterminen verwenden wir Calendly. Dabei werden insbesondere Kontakt- und Termindaten sowie freiwillige Mitteilungen verarbeitet. Beim Laden der eingebundenen Dienste erhalten deren Anbieter auch technische Verbindungsdaten.

Anfragedaten werden grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht. Entsteht eine Geschäftsbeziehung, gelten für erforderliche Vertragsunterlagen die entsprechenden Aufbewahrungsfristen.

5. Newsletter

Mit Ihrer Einwilligung senden wir Ihnen Informationen über Staymate und unsere Angebote. Die Anmeldung erfolgt mit Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse im Double-Opt-in-Verfahren. Für Anmeldung und Versand verwenden wir Brevo, vormals Sendinblue.

Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse sowie erforderliche Anmelde- und Zustellinformationen. Freiwillige Angaben zu Anrede, Titel, Name, Funktion und Organisation verwenden wir im Rahmen Ihrer Newslettereinwilligung, um die Inhalte auf Ihre Interessen und Ihren beruflichen Kontext abzustimmen.

Mit Ihrer gesonderten Einwilligung erfassen wir mithilfe von Brevo, ob Sie unseren Newsletter öffnen und welche Links Sie anklicken. Diese Informationen können Ihrer E-Mail-Adresse zugeordnet werden und dienen dazu, die Inhalte unseres Newsletters zu verbessern. Die Auswertungsdaten werden spätestens nach zwölf Monaten gelöscht. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter info@staymate.com widerrufen. Der Newsletterbezug ist auch ohne diese Auswertung möglich.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink oder per E-Mail an info@staymate.com widerrufen. Danach verwenden wir Ihre Daten nicht mehr für den Newsletterversand. Notwendige Einwilligungsnachweise und eine minimale Sperrinformation können gesondert gespeichert werden, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und weitere unerwünschte Zusendungen zu verhindern.

6. Gäste-App

Die Gäste-App ermöglicht je nach Betrieb unter anderem Gästeinformation, Nachrichten, Reservierungen, Bestellungen und digitalen Check-In. Dafür werden die erforderlichen Angaben an den Betrieb und seine eingebundenen Dienstleister übermittelt, beispielsweise Hotelverwaltungs-, Buchungs- oder Zahlungsdienste. Die konkreten Empfänger ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot und den Datenschutzhinweisen des Betriebs.

Beim Check-In können gesetzlich erforderliche Gastangaben und eine Unterschrift verarbeitet werden. Für Zahlungen verarbeitet der eingebundene Zahlungsdienstleister die erforderlichen Zahlungsinformationen. In unseren Diensten können zugehörige Beträge, Zahlungsstatus und Transaktionsreferenzen verarbeitet werden.

Wenn Sie Standortfunktionen oder Push-Benachrichtigungen aktivieren, werden die erforderlichen Standortinformationen beziehungsweise Geräte- und Benachrichtigungskennungen verarbeitet. Für die Zustellung von Push-Benachrichtigungen nutzen wir Dienste von Google. Die entsprechenden Berechtigungen können Sie in Ihrem Browser oder auf Ihrem Gerät entziehen.

7. Chatbot

Unser Chatbot verwendet künstliche Intelligenz, um Fragen zu verstehen, relevante Informationen zu finden und Antworten zu formulieren.

7.1 KI-Verarbeitung durch OpenAI

Für die KI-Verarbeitung nutzen wir die API von OpenAI.

Zur Bearbeitung werden Ihre Nachricht, relevante Teile des bisherigen Gesprächs und passende Informationen des Betriebs an OpenAI übermittelt. Dies kann auch der Erkennung von Angaben innerhalb einer Nachricht oder der Zusammenfassung eines Gesprächs dienen.

Für allgemeine Fragen sind keine persönlichen Angaben erforderlich. Wenn Sie persönliche Informationen in eine Chatnachricht schreiben, können diese als Bestandteil der Nachricht an OpenAI übermittelt werden. Bitte geben Sie nur Informationen ein, die für Ihr Anliegen erforderlich sind.

Separat ausgefüllte Formulare werden nicht allein durch das Absenden zur KI-Verarbeitung an OpenAI übermittelt. Angaben, die Sie im Chat machen, können dagegen von der KI verarbeitet werden – auch wenn daraus Informationen für eine Anfrage oder ein Formular gewonnen werden.

Bei vertragsbezogenen Anliegen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei allgemeinen Informationsanfragen beruht sie auf dem berechtigten Interesse des verantwortlichen Anbieters, einen digitalen Auskunftsservice bereitzustellen, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Nach den veröffentlichten Standardbedingungen von OpenAI werden API-Inhalte nicht zum Training seiner Modelle verwendet, sofern der Kunde dem nicht ausdrücklich zustimmt. Für Sicherheits- und Missbrauchskontrollen können Inhalte grundsätzlich bis zu 30 Tage gespeichert werden; Ausnahmen und abweichende vertragliche Einstellungen sind möglich. Weitere Informationen: Datenverarbeitung bei der OpenAI API.

Staymate speichert Gesprächsverläufe zur Bereitstellung und Nachvollziehbarkeit der Kommunikation sowie zur Bearbeitung zusammenhängender Anliegen. Gesprächsverläufe können außerdem zur Prüfung der Antwortqualität und zur Verbesserung der Informationen und Antworten des Chatbots ausgewertet werden. Bei Angeboten eines Betriebs erfolgt dies im Rahmen der von diesem festgelegten Zwecke und Weisungen. Diese Qualitätsverbesserung ist von einem Training der KI-Modelle durch OpenAI zu unterscheiden. Sie werden spätestens zwölf Monate nach der letzten Nachricht des betreffenden Gesprächs gelöscht, sofern keine konkret einschlägige Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Die Ablehnung optionaler Analyse verhindert nicht die Verarbeitung der Nachrichten, die Sie an den Chatbot senden. Für die Verarbeitung durch OpenAI gelten außerdem die Informationen zu externen Dienstleistern und internationalen Übermittlungen in Abschnitt 12.

8. Staymate Manager

Im Staymate Manager verarbeiten wir Konto-, Berechtigungs- und Anmeldedaten zur Bereitstellung des Verwaltungszugangs.

Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir Matomo, um die Nutzung des Staymate Managers auszuwerten und seine Bedienbarkeit zu verbessern. Dabei werden insbesondere aufgerufene Seiten und verwendete Funktionen erfasst. Über eine Benutzerkennung können diese Informationen Ihrem angemeldeten Konto zugeordnet werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit in den Datenschutzeinstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Nutzung des Staymate Managers bleibt ohne Analyse möglich. Personenbeziehbare Analysedaten werden spätestens zwölf Monate nach ihrer Erfassung gelöscht.

9. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies und vergleichbare Browserspeicher für erforderliche Funktionen, Einstellungen, optionale Nutzungsanalyse, Werbung und externe Inhalte. Erforderliche Speicher dienen beispielsweise der Anmeldung, der Sitzungsverwaltung oder der Speicherung Ihrer Datenschutzentscheidung.

Optionale Technologien können Sie über die angebotenen Datenschutzeinstellungen zulassen oder ablehnen. Eine Einwilligung können Sie dort jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen. Bei eingebundenen Angeboten kann die Verwaltung im Widget oder über die einbindende Website erfolgen.

9.1 Speicher der Produkte: Gäste-App, Chatbot, Website Content Widgets und Staymate Manager

Je nach Produkt und Konfiguration werden folgende Kennungen verwendet. Platzhalter bezeichnen den jeweiligen Betrieb beziehungsweise das Widget.

Für aktivierte Benachrichtigungen, zwischengespeicherte Inhalte und Oberflächeneinstellungen können weitere browserseitige Speicher verwendet werden. Eine abgelaufene Datenschutzentscheidung kann technisch gespeichert bleiben, ohne weiter als gültige Einwilligung verwendet zu werden. Website-Daten können Sie über Ihren Browser löschen.

9.2 Cookies und ähnliche Technologien auf staymate.com

Die folgende Übersicht basiert auf der aktuell veröffentlichten Cookiebot-Erklärung unserer Website. Berichtsstand: 27. Mai 2026; abgerufen am 24. September 2026. Die Laufzeiten sind die dort gemeldeten Werte. Welche Einträge in Ihrem Browser verwendet werden, hängt von den aufgerufenen Funktionen und Ihrer Einwilligung ab. Das Zeichen # bezeichnet variable Bestandteile einer Kennung.

„Beständig“ bedeutet, dass der Bericht kein festes Ablaufdatum nennt. Lokal gespeicherte Einträge können bis zu ihrer Löschung oder Überschreibung bestehen bleiben. Die Laufzeit einer Browserkennung ist von der Aufbewahrungsdauer bereits übermittelter Daten zu unterscheiden.

Quelle: veröffentlichte Cookiebot-Erklärung für staymate.com.

10. Nutzungsanalyse und Werbung

Auf unserer Website setzen wir mit Ihrer Einwilligung Matomo und Google Analytics 4 ein. Dabei werden beispielsweise Seitenaufrufe, Interaktionen, Geräteinformationen, Herkunftsseiten und Analysekennungen verarbeitet, um die Nutzung zu verstehen und unser Angebot zu verbessern.

Matomo wird selbst gehostet. Die im Rahmen dieser Matomo-Auswertung erhobenen Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Ihre IP-Adresse wird dabei erfasst, aber umgehend pseudonymisiert, sodass nur eine grobe Standortzuordnung möglich ist. Diese Angaben beziehen sich auf Matomo; für Google Analytics gelten die Angaben zu externen Dienstleistern und internationalen Übermittlungen in Abschnitt 12.

Google Ads dient mit Ihrer Einwilligung der Messung von Werbekampagnen und dem Remarketing. Dabei können Websiteinteraktionen mit vorherigen Anzeigenkontakten verknüpft werden. Zur Verwaltung der Einbindungen verwenden wir Google Tag Manager; Ihre Einwilligungen verwalten wir mit Cookiebot.

In unseren digitalen Hotelangeboten verwenden wir mit Ihrer Einwilligung cookie-basierte Nutzungsstatistiken, beispielsweise zu Seiten- und Funktionsaufrufen, Sprache, Geräteinformationen und pseudonymen Kennungen.

Bei aktivierter Statistikfunktion verwenden wir in der Gäste-App auch nach Ablehnung von Analyse-Cookies eine cookie-freie Nutzungsanalyse. Dabei werden Seitenaufrufe und Funktionsaufrufe einer vorübergehenden Sitzungskennung zugeordnet. Zusätzlich werden technische Informationen wie Sprache, Bildschirmgröße und gegebenenfalls Kampagnenangaben verarbeitet. Die Sitzungskennung wird ausschließlich im Arbeitsspeicher gehalten und nicht als dauerhaftes Analyse-Cookie gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Nutzung unserer Angebote zu verstehen und deren Bedienbarkeit zu verbessern. Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, unter info@staymate.com widersprechen.

Davon unabhängig verarbeiten wir erforderliche technische Informationen zur Bereitstellung und Sicherheit des Dienstes.

Personenbeziehbare Analysedaten werden höchstens zwölf Monate nach ihrer Erfassung gespeichert. Abweichende browserseitige Speicherfristen finden Sie in der Cookie-Erklärung.

11. Externe Inhalte

Unsere Angebote können beispielsweise Google Maps, YouTube-Videos, Instagram-Inhalte oder Karten anderer Anbieter enthalten. Beim Laden erhält der jeweilige Anbieter insbesondere Ihre IP-Adresse und technische Abrufinformationen. Je nach Dienst können weitere Speicher- oder Analysetechnologien eingesetzt werden.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt das Laden erst nach Ihrer Freigabe. In Chatbot und Website Content Widgets kann diese für weitere Inhalte derselben Domain innerhalb der Browsersitzung gespeichert werden. Ohne Freigabe bleibt der betreffende Inhalt ausgeblendet. Für die weitere Verarbeitung durch den Anbieter gelten dessen Datenschutzhinweise.

12. Dienstleister und Verarbeitungsorte

Für die Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten in der Staymate-Infrastruktur verwenden wir die Google Cloud Platform von Google. Die Daten werden dabei ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit Google nur zu den von uns vorgegebenen Zwecken verarbeitet.

Für einzelne Aufgaben setzen wir externe Dienstleister in den Bereichen Hosting und technische Infrastruktur, KI-Verarbeitung, Formularverarbeitung, Terminbuchung, E-Mail- und Newsletterversand, Übersetzung, Analyse und externe Inhalte ein. Die Verarbeitung erfolgt für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke.

Dienstleister erhalten die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten. Soweit sie als Auftragsverarbeiter tätig sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen und der Weisungen des Verantwortlichen.

Die EU-Speicherung durch Staymate bedeutet nicht, dass sämtliche Verarbeitungsvorgänge externer Anbieter ausschließlich innerhalb der EU stattfinden. Insbesondere bei OpenAI und einzelnen weiteren Diensten kann eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen.

Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage eines anwendbaren Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere vereinbarter Standardvertragsklauseln und, soweit erforderlich, ergänzender Schutzmaßnahmen. Informationen zu den jeweils maßgeblichen Garantien und eine Kopie können Sie unter info@staymate.com anfordern.

13. Speicherdauer und Löschung

Gesprächsverläufe werden spätestens zwölf Monate nach der letzten Nachricht des betreffenden Gesprächs gelöscht. Aufenthaltsbezogene Gästedaten werden spätestens zwölf Monate nach Ende des Aufenthalts, sonstige Anfragedaten spätestens zwölf Monate nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht. Personenbeziehbare Analysedaten werden höchstens zwölf Monate nach ihrer Erfassung gespeichert.

Technische Betriebs- und Fehlerprotokolle werden grundsätzlich nach 30 Tagen gelöscht. Soweit einzelne Einträge zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich sind, werden sie bis zum Abschluss der Untersuchung aufbewahrt.

Gelöschte Daten können bis zu 90 Tage in gesicherten Sicherungskopien verbleiben. Diese werden nicht für die reguläre Verarbeitung genutzt. Bei einer Wiederherstellung werden bereits erfolgte Löschungen erneut berücksichtigt.

Nachweise über Newslettereinwilligungen bewahren wir für drei Jahre nach Widerruf beziehungsweise Beendigung des Abonnements auf. Eine auf das erforderliche Minimum beschränkte Sperrinformation speichern wir, solange sie notwendig ist, um weitere unerwünschte Zusendungen zu verhindern.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Buchungsbelege und Rechnungen werden grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt. Längere Fristen gelten nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Bearbeitung konkreter Rechtsansprüche erforderlich ist.

Eine frühere Löschung erfolgt, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungsgründe entgegenstehen. Daten aktiver Vertrags- und Benutzerkonten werden gespeichert, soweit sie für deren Fortführung erforderlich sind. Für Browserspeicher und externe Anbieter gelten die gesondert angegebenen Fristen.

Die Löschung von Cookies oder Browserspeichern löscht nicht automatisch bereits übermittelte Gesprächs- oder Anfragedaten. Hierfür können Sie sich an den verantwortlichen Betrieb oder an uns wenden.

14. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Einer Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.

Sie erreichen uns unter info@staymate.com. Bei Daten, die wir im Auftrag eines Betriebs verarbeiten, unterstützen wir diesen bei der Bearbeitung Ihres Anliegens.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde.

Stand: 7. Oktober 2026